Tu te souviens de cette conversation téléphonique ? Celle où tu as posé toutes tes questions, exprimé tes doutes, et peut-être même trouvé un premier éclairage sur une situation complexe. Maintenant, tu te retrouves face à une page blanche, ou peut-être juste face à tes notes éparses, et tu te dis : « Comment je traduis tout ça dans la réalité ? » C’est exactement ce que nous allons faire ensemble. On va reprendre ce fil conducteur, ce point de départ que représente cet échange téléphonique, pour le transformer en étapes claires et applicables.
Comprendre ce que signifie « comme convenu par téléphone »
Quand on dit « comme convenu par téléphone », on fait référence à un accord, une information, ou un plan d’action qui a été verbalisé et validé lors d’un appel. C’est une étape cruciale, car elle signifie que l’intuition ou la première idée est passée au crible de la discussion. Le problème, c’est que la mémoire est parfois fragile, et les nuances peuvent s’envoler. Tu cherches peut-être à retrouver la précision exacte d’une démarche que tu as évoquée au téléphone avec un conseiller, un collègue, ou un prestataire.
Ce point de référence, ce « as discussed over the phone », est une ancre. Il t’évite de repartir de zéro. Mais pour que cette ancre tienne bon, il faut la formaliser un peu, sans la rendre administrative. Il s’agit de vérifier que tu as bien compris les prochaines étapes suite à cet échange téléphonique.
Identifier la nature de la discussion téléphonique
Avant d’agir, pose-toi quelques secondes. De quoi parlions-nous exactement ? La nature de l’appel détermine la suite. Était-ce un appel de découverte de tes besoins ? Une résolution de problème technique ? Une négociation de délais ?
Voici quelques situations courantes où le souvenir de l’appel est essentiel :
- La confirmation d’une commande ou d’un service : il faut vérifier que les spécifications mentionnées au téléphone sont bien celles inscrites dans le bon de commande.
- L’explication d’une procédure complexe : tu as besoin de te rappeler l’ordre précis des démarches pour obtenir ton résultat.
- La clarification d’un malentendu : il faut se souvenir de l’interprétation mutuelle pour corriger le tir.
Si tu as noté quelques mots-clés pendant l’appel, comme par exemple « modifier la livraison après l’appel téléphonique » ou « les étapes du processus discutées au téléphone », utilise-les comme point de départ pour structurer ta démarche actuelle.
Transformer la parole en action concrète
Le passage du verbal au réel demande de la méthode. Ce n’est pas parce que c’est clair dans ta tête après l’appel que ce l’est pour le processus ou pour les autres acteurs impliqués. Je te guide pour structurer tes prochaines actions en trois temps.
VIDEO: LEON #1 – COMMENT PASSER UN APPEL TLPHONIQUE PARFAIT – FRANAIS
Étape 1 : La retranscription fidèle des points clés
Si tu n’as pas pris de notes structurées durant l’appel, il est temps de le faire maintenant, en te basant sur ce que tu penses avoir retenu. Fais-le à chaud, avant que les détails ne s’estompent. L’objectif est de créer une version écrite de l’accord téléphonique.
Pour t’aider à te souvenir de ce qui a été convenu par téléphone, pose-toi ces questions précises :
- Quel était l’objectif principal de l’appel ? (Le but final.)
- Quelles décisions spécifiques avons-nous prises ? (Exemple : on passe de A à B.)
- Quelles sont les prochaines étapes claires ? (Qui fait quoi, et quand ?)
Si tu hésites sur un point important, comme le montant d’un devis ou une date butoir, ne suppose rien. Ce serait la source de futurs problèmes. Vérifie dès que possible.
Étape 2 : La vérification et la formalisation de l’accord
C’est ici que le côté humain rencontre le besoin de sécurité. Si la discussion téléphonique impliquait un engagement sérieux (financier, légal, ou de temps), tu dois obtenir une trace écrite qui reflète fidèlement ce que tu as compris. C’est ta protection et la garantie que l’autre partie a retenu la même chose. Pense à la phrase : « Pour récapituler ce que nous avons convenu par téléphone, je t’envoie un petit email récapitulatif. »
Voici comment rédiger cet email de suivi, rapidement et sans être lourd :
- Commence par un rappel amical : « Suite à notre échange téléphonique de ce matin/hier après-midi concernant [Sujet précis]. »
- Liste les points d’accord sous forme de puces pour une lecture rapide.
- Termine par une demande de confirmation : « Merci de me confirmer que ces points correspondent bien à ce que nous avons acté ensemble. »
Cette démarche montre ton professionnalisme et clarifie les choses, même si la personne que tu as eue au téléphone était très claire sur le moment.
Lectures complémentaires
Approfondis Récapitulatif de notre discussion téléphonique stratégique avec une sélection de liens soigneusement choisis.
Étape 3 : L’intégration dans ton plan de travail
Une fois l’accord clarifié par écrit, intègre les actions convenues dans ton agenda ou ta liste de tâches. Si l’appel téléphonique concernait un changement de planning, mets immédiatement à jour ton calendrier.
Par exemple, si le technicien t’a dit au téléphone qu’il aurait besoin de deux jours supplémentaires pour réparer l’équipement, ne te contente pas de le savoir. Note dans ton planning : « Échéance décalée au [Nouvelle Date] – Confirmé par téléphone le [Date de l’appel]. » Cela t’évite de te fier uniquement à ta mémoire dans deux semaines.
Gérer les divergences après l’échange téléphonique
Il arrive souvent que, quelques heures après avoir raccroché, tu te rendes compte que tu as mal compris un terme, ou que la personne au téléphone n’était pas au courant d’une contrainte que tu as oubliée de mentionner. C’est normal. L’important, c’est de réagir calmement.
Quand il y a un doute sur la compréhension de l’appel
Si tu réalises que ce qui a été convenu par téléphone ne correspond pas à ce que tu attendais ou à ce qui est nécessaire, ne panique pas. Recontacte la personne. Aborde la situation de manière constructive. Tu peux dire quelque chose comme : « Je suis en train de mettre en place ce que nous avons discuté au téléphone, et je me rends compte que j’ai peut-être omis une information cruciale. »
S’il faut revoir un point précis convenu par téléphone, demande une brève nouvelle conversation. Explique pourquoi tu remets le sujet sur la table : Pour que cette nouvelle discussion soit efficace, applique les secrets d’une discussion professionnelle réussie.
- « J’ai relu mes notes sur l’appel, et il me semble que nous n’avons pas abordé la question des frais annexes. »
- « Pour être sûr de bien avancer sur la solution discutée au téléphone, pourrais-tu me confirmer le délai exact pour la validation finale ? »
L’idée est de toujours revenir à la source de l’accord (l’appel) pour le corriger, plutôt que de commencer une nouvelle discussion à partir de zéro.
Le suivi des engagements pris au téléphone
Si l’accord téléphonique impliquait une action de l’autre partie (un envoi de document, une vérification interne), tu as le droit d’assurer un suivi. Rappelle-toi que ce suivi doit être léger et professionnel. Tu peux mentionner l’échange téléphonique dans ta relance.
Exemple de relance amicale : « Bonjour. Je fais suite à notre conversation de mardi où tu m’indiquais que les documents seraient envoyés rapidement. Pourrais-tu me confirmer où en est l’envoi ? Cela m’aiderait à planifier la suite de mon côté, conformément à ce que nous avions défini par téléphone. »
En ancrant ta demande dans l’échange précédent, tu rappelles le contexte sans agresser. Tu rappelles simplement le cadre de travail établi lors de votre discussion téléphonique.
Questions fréquemment posées
comment formaliser un accord passé au téléphone
La meilleure façon est d’envoyer un court courriel de récapitulatif juste après l’appel. Mentionne les points clés décidés et demande à ton interlocuteur de confirmer par écrit qu’il est d’accord avec cette synthèse. Cela transforme la discussion orale en référence claire pour les étapes futures.
que faire si j’ai oublié un détail important de l’appel
Contacte immédiatement la personne et sois transparent. Explique que, en préparant la mise en œuvre de ce qui a été convenu par téléphone, tu as réalisé qu’un élément manquait ou était mal compris. Pour éviter ce type de confusion, il est essentiel de reprendre les points clés de la discussion. Pose la question de manière directe pour clarifier la situation avant que cela n’entraîne un retard ou une erreur.
dois-je rappeler si la personne ne répond pas à mon email de suivi de l’appel
Oui, après un délai raisonnable (souvent 24 à 48 heures ouvrées), un rappel est justifié. Tu peux utiliser un autre canal, comme un message bref, en mentionnant que tu souhaitais obtenir la confirmation de l’accord établi par téléphone. Cela montre que tu es sérieux dans le suivi sans être insistant.
