Tu es en plein milieu d’une conversation importante, peut-être une négociation, une explication délicate avec un client, ou même une discussion sérieuse avec un proche. À un moment clé, tu entends ou utilises l’expression « As discussed ». Cette petite phrase, si anodine en apparence, peut parfois créer une zone de flou. Qu’est-ce qui a été réellement convenu ? Comment retrouver cette information précise ? Si tu cherches à démêler ce qui est « comme convenu » pour avancer sereinement, sache que tu n’es pas seul. Clarifier les accords passés est essentiel pour bâtir des projets solides. Je suis là pour t’expliquer concrètement ce que signifie vraiment cette référence et comment t’assurer que tous les engagements pris lors de nos échanges précédents sont bien compris par tout le monde.
Comprendre la portée de « As discussed » : plus qu’une simple référence
L’expression anglaise « As discussed » se traduit simplement par « Comme convenu » ou « Tel que discuté ». Cependant, dans le monde professionnel et même personnel, son poids est souvent plus lourd qu’une simple traduction littérale. Elle sert de pont entre ce qui s’est passé verbalement et ce qui doit se passer maintenant. Quand quelqu’un utilise cette phrase, il rappelle implicitement : « Nous avons déjà abordé ce point, la décision est prise, nous devons la suivre. »
Le problème, c’est que la mémoire humaine est sélective. Ce que tu as retenu comme un point d’accord ferme, ton interlocuteur pourrait le voir comme une simple suggestion initiale. C’est là que l’ambiguïté s’installe, et c’est précisément ce que nous cherchons à éliminer en comprenant mieux comment gérer les situations où « ce qui a été discuté » doit être rappelé.
Pourquoi cette expression est-elle si fréquente ?
On utilise « As discussed » pour plusieurs raisons pratiques :
- Gagner du temps : Éviter de réexpliquer longuement un sujet déjà traité.
- Confirmer un engagement : S’assurer que l’autre partie se souvient de l’accord.
- Régler une déviation : Ramener la conversation sur la voie convenue initialement.
- Formaliser l’oral : Passer de la parole à l’action concrète en se basant sur un échange passé.
Si tu te trouves souvent à devoir rétablir les faits parce que « ce qui a été discuté précédemment » semble oublié, il est temps d’adopter des stratégies pour rendre ces discussions antérieures plus tangibles.
Quand le doute s’installe : reconnaître les signaux d’alerte
Imagine cette situation : Tu attends une livraison de matériel, et le fournisseur te contacte pour te dire qu’il utilise un modèle différent de celui que vous aviez validé. Il te répond : « Mais, comme convenu (as discussed), ce modèle est en rupture. » Ton premier réflexe est de vérifier tes notes, n’est-ce pas ?
Voici quelques situations typiques où tu dois te poser la question : « Qu’avons-nous vraiment convenu exactement ? »
- Le changement de calendrier : On te propose une nouvelle date limite, mais tu sais que l’accord initial était différent. Tu dois vérifier les détails « tels que discutés » concernant l’échéance.
- La modification de périmètre : Un service supplémentaire apparaît dans la facture, alors que vous aviez clairement défini les limites de la prestation lors des réunions préliminaires.
- L’interprétation divergente : Tu as mis en place une solution basée sur tes notes, mais ton manager te dit que l’orientation prise lors de la dernière réunion était en fait l’option B, et non l’option A que tu as choisie.
Si tu ressens une petite boule au ventre en entendant cette phrase parce que tu n’es plus certain des détails, prends une grande respiration. Il y a toujours une façon de clarifier sans accuser.
Stratégies pour documenter et confirmer ce qui a été convenu
Le secret pour que « As discussed » soit une aide et non une source de conflit réside dans la documentation. Il faut transformer les discussions orales en références écrites faciles à retrouver. Voici quelques conseils pratiques que tu peux appliquer dès aujourd’hui.
1. La règle de la relecture immédiate après l’échange
Dès qu’une conversation importante se termine (que ce soit en face-à-face ou par téléphone), prends cinq minutes. Rédige un bref courriel récapitulatif. Ce n’est pas une punition, c’est un filet de sécurité.
Voici une structure simple pour ce courriel de confirmation. Tu peux l’adapter selon si tu parles d’un projet ou d’une démarche personnelle :
- Objet clair : Récapitulatif de notre échange du [Date] concernant [Sujet].
- Introduction douce : « Suite à notre conversation très constructive concernant [X], je voulais juste formaliser les points clés afin de m’assurer que nous sommes alignés sur les prochaines étapes, comme convenu. »
- Liste à puces des décisions : Utilise des verbes d’action clairs. (Exemple : « Tu t’occupes de la validation du budget avant vendredi. »)
- Prochaine étape : Indique clairement qui fait quoi et quand.
Envoyer ce récapitulatif permet à l’autre personne de dire : « Oui, c’est exactement ça », ou de corriger immédiatement si elle avait mal compris. Cela rend la référence future à « ce qui a été discuté » objective.
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2. Créer un référentiel centralisé pour tes accords
Si tu travailles sur des projets longs, tu as besoin d’un endroit où stocker ces confirmations. Ce référentiel n’a pas besoin d’être compliqué. Cela peut être un dossier partagé, un carnet de notes numérique, ou même un tableau de suivi.
L’idée est de pouvoir répondre rapidement, même sous la pression, à une question sur un détail précis. Si quelqu’un te demande : « Est-ce que cette modification était incluse ? », tu n’as plus à fouiller dans dix boîtes de réception. Tu cherches dans ton référentiel : « Accords du projet Alpha, semaine 3 ».
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3. Gérer les désaccords sur le passé avec bienveillance
Que faire si, malgré toute ta documentation, l’autre personne affirme que « ce qui a été discuté » est différent ? Reste calme. Ton objectif n’est pas de gagner la dispute, mais d’avancer avec la bonne information.
Tu peux dire : « Je comprends ton souvenir, mais si je me réfère à notre échange du 14 mars où nous avons finalisé les spécifications techniques, il est écrit ici que nous partions sur l’option A. Vois-tu un document plus récent qui pourrait indiquer un changement postérieur à cette date ? »
En montrant la preuve de ce qui fut discuté, tu transformes une confrontation émotionnelle en une vérification factuelle.
Les différentes formes de l’accord : ce qui est inclus dans « As discussed »
L’expression peut couvrir divers aspects d’un échange. Il est utile de savoir identifier le type d’accord auquel on fait référence pour mieux s’y préparer.
Les accords procéduraux
Il s’agit de la manière dont vous allez travailler ensemble. Par exemple : « Nous allons procéder aux tests en deux phases, comme convenu. »
Si cela est remis en cause, tu dois t’assurer que le nouveau processus est logistiquement faisable et qu’il n’impacte pas les étapes suivantes que vous aviez validées.
Les accords financiers
C’est souvent le point le plus sensible. Cela concerne les prix, les modalités de paiement, ou les remises accordées. Si un prestataire revient sur un tarif négocié, il est crucial de retrouver l’email où le montant exact a été approuvé.
Le rappel de ce qui a été discuté ici doit toujours être soutenu par une trace écrite : devis signé ou confirmation de prix.
Les accords de livrables et de qualité
Tu as défini le niveau de qualité attendu pour un produit ou un service. « La finition doit être mate, tel que discuté. » Si la livraison est brillante, il y a eu une rupture d’accord, et ta documentation doit le prouver.
En fin de compte, « As discussed » est un raccourci. Ton travail consiste à t’assurer que le chemin menant à ce raccourci est bien balisé, balise par balise, pour que tu n’aies jamais à douter de la direction prise.
Questions fréquemment posées
qu’est-ce que je fais si je n’ai aucun souvenir de l’accord ?
Si tu n’as aucun souvenir, ne panique pas et n’invente rien. Indique calmement que tu as besoin de vérifier tes notes avant de confirmer. Demande à ton interlocuteur de t’envoyer son interprétation écrite de ce qui a été convenu lors de la discussion en question. Cela te donne le temps de chercher tes propres traces sans bloquer l’avancement du projet.
la référence « comme convenu » annule-t-elle toujours les écrits précédents ?
Non, absolument pas. En général, « As discussed » renvoie à la dernière étape de validation avant l’exécution. Si un document formel et signé existe (un contrat, un cahier des charges), c’est ce document qui fait autorité. Le rappel verbal ne remplace que les accords informels ou les ajustements mineurs faits oralement depuis la signature du document principal.
comment puis-je encourager les autres à mieux documenter nos échanges ?
Le meilleur moyen d’encourager les autres est de montrer l’exemple avec bienveillance. Après tes propres réunions, envoie systématiquement un bref récapitulatif. Si les gens voient que tes emails de suivi clarifient les choses et font gagner du temps, ils seront plus enclins à adopter cette pratique eux-mêmes. Tu deviens un modèle positif de clarté.
